טלפונוגרמה פירושה שם כללי למסמכים המועברים דרך הפה באמצעות הטלפון. הוא משמש להעברת מידע על השירות, ככלל, במקרי חירום כאשר יש לקבל הודעה למועמד על דבר בדחיפות, לשלוח הודעה, לשלוח הזמנה.
נחוץ
נייר מכתבים, מספרי טלפון נמען, יומן דואר יוצא, תקשורת טלפונית
הוראות
שלב 1
הכן את הטקסט של ההודעה הטלפונית. ציין את מהות ההודעה בקצרה, אורך הטקסט המומלץ הוא לא יותר מ -50 מילים. אם ההודעה הטלפונית מכילה אינדיקציה לאירוע שאמור להתרחש בעתיד: פגישה, פגישה, עריכת מעשה וכו ', וודא שאתה מציין את המקום והזמן הספציפיים של האירוע.
יש לנסח את הטקסט באופן שלא יכלול אפשרות של פרשנות כפולה.
שלב 2
ערכו הודעה טלפונית על הנייר על פי הכללים לעריכת מכתב מהראש. לפיכך, יש להקצות למסמך עם הטקסט את הדרישות: מספר ייחודי ותאריך הידור. ההודעה הטלפונית נחתמת על ידי מי מטעמו היא תועבר.
שלב 3
קבע את מקבל ההודעה הטלפונית. אם ישנם מספר נמענים, הכינו רשימת נמענים בנוסף לטקסט ההודעה. רשימה כזו ערוכה על דף נפרד, והיא מכילה את שמות הארגונים אליהם יש לשלוח את ההודעה הטלפונית ואת מספרי הטלפון המתאימים.
שלב 4
רשום את ההודעה הטלפונית ביומן ההתכתבויות היוצא. אם הודעה טלפונית היא תופעה נדירה בתהליך העבודה שלך, השתמש ביומן כללי כדי להירשם. במקרה שאתה נוקט באופן קבוע בשיטה זו של העברת מידע, התחל יומן נפרד להודעות טלפון, כך שיהיה לך נוח יותר לניווט.
שלב 5
התקשר לנמען ובקש לקבל הודעה טלפונית. גלה ותעד את המיקום, שם המשפחה, השם, הפטרונימי של האדם שמקבל את ההודעה הטלפונית.
שלב 6
תגיד למנוי:
- תפקיד, שם משפחה, שם, פטרונימי של מי מטעמו נשלחת ההודעה הטלפונית;
- עמדתך, שם משפחה, שם, פטרונימי ומספר טלפון.
הכתב את טקסט ההודעה הטלפונית. לאחר שידרת את הטקסט, בקש מהמנוי לקרוא מחדש את ההודעה הטלפונית על מנת לבדוק את נכונות ההקלטה שלה.
שלב 7
בררו מהמנוי את מספר הרישום הנכנס של ההודעה הטלפונית, רשמו אותה.
