ישנם מקרים תכופים שבהם, על פי בקשת ארגוני צד ג ', עובדים בהווה או לשעבר של הארגון ואזרחים אחרים, יש צורך לחלץ תמצית מהמסמך הראשי המיועד לשימוש פנימי ומכיל מידע בעל אופי חסוי. יש דרישות מיוחדות להכנת מסמכים כאלה.
הוראות
שלב 1
קח את המקור של המסמך המקורי ובחר את השברים שיועתקו והועברו להצהרה. ציטוט מדויק הוא הדרישה העיקרית לעריכת תמצית. אין טופס ספציפי למסמכים כאלו, כאן יש לעקוב אחר הכללים הכלליים בעבודה משרדית המסדירים ביצוע תיעוד עסקי. חשוב הרבה יותר הוא תוכן התמצית, שאמור להיות מורכב מגושי מידע חובה.
שלב 2
ראשית, הצב את שם המסמך במרכז הדף העליון בקצרה הנושא, מהות המסמך. לאחר מכן בחר והעתק את החלק של המסמך הראשי, המכיל את הפרטים הראשוניים (שם החברה)., תאריך ומקום האירוע, מספר המשתתפים וכו '). השלם את התמציות על ידי הצבת קטע טקסט המתייחס לשאלה הנשאלת ישירות (פריט מסדר היום של הפגישה וכו'), תוך ציון המספר הסידורי שלו בהתאם להוראה במסמך המקורי.
שלב 3
כעת מצא והעתק פיסת טקסט המתארת את מהלך הדיון בנושא זה (אם קיים) ואת ההחלטה שהתקבלה בנושא. הכנס את הצעת המחיר בהצהרה, זכור לכלול שם את המספור מהמסמך הראשי. הציבו כאן את שמותיהם, ראשי התיבות והעמדות של האחראים שחתמו על המקור.
שלב 4
אמת את התמצית המוגמרת מהאנשים המוסמכים לבצע פעולות כאלה. לרוב זה מזכיר הארגון או קצין כוח האדם. כאן התמצית תבדק בהתאמה מדויקת מול המסמך המקורי. לסיכום, ההצהרה חייבת להכיל את המילה "נכון", יש לכתוב את החתימה (עם פענוח בסוגריים) של האחראי, ולציין את עמדתו, תאריך ושעה להסמכת המסמך.
