ניהול רישומי הנהלת חשבונות הוא משימה קפדנית למדי. תיקיות עם חשבוניות עבור סוגים מסוימים של חוזים חייבות להישאר בארגון עד עשר שנים, לכן יש להגישן כך שבכל עת ניתן למצוא את המסמך הדרוש.
הוראות
שלב 1
ניהול יומן חשבוניות. הזן שם את כל מספרי המסמכים שאתה מתכוון להגיש. עדיף לעשות זאת בצורה אלקטרונית, בתוכנית מיוחדת, או בגיליון אלקטרוני רגיל של Excel. הזן את מספר המסמך (בדרך כלל מעורב - מספרי ומספרי) ואת התאריך שלו. מעת לעת, העבר נתונים לדיסקים כך שבמקרה של תקלה במחשב, הארכיון יישאר שלם ובטוח.
שלב 2
צור מספר חשבונות חשבוניות אם יש יותר מיישות משפטית אחת בחברה. בעת עריכת מסמך, תן לו מיד את המספר המתאים. החל מוסכמות. לדוגמה, סמן את החשבוניות שהונפקו עבור JSC "Zolotaya Antelope" כ- 123-ZA, ו- JSC "Padishah" כ- 123-P. הקפד לציין את מספר החוזה או ההסכם שאליו נערכה חשבונית זו.
שלב 3
קח את החשבונית שתוגש. אגרוף שני חורים בעזרת אגרוף חור. הדבק את המסמך בתיקיה. השתמש בקלסרים כבדים בכדי להימנע מקימוט ניירות הערך שלך. אל תמלא אותם חזק מדי.
שלב 4
שיטת האחסון השנייה היא בתיקיות קבצים. קח את הכיסוי השקוף והכנס לתוכו את החשבונית. הנח את הקובץ בקלסר ואבטח בעזרת מחזיקים מיוחדים.
שלב 5
תייג כל תיקיה. שים לב אילו חשבוניות של ישויות משפטיות מאוחסנות שם. רשמו את התקופה בה נאספו המסמכים.
שלב 6
נא לשלוח חשבוניות מעל גיל שלוש למחסן. קפלו תיקיות בקופסאות קרטון הנשמות בקלות. ציין על הקירות את מספר הקלסרים שבפנים ואיזה ישות משפטית הם שייכים. בתוכנית בה אתה רושם מסמכים, סמן מי מהם נשלח למחסן. במידת הצורך תמיד ניתן יהיה לאסוף את הארכיון ולמצוא את הניירות הדרושים.
