לא ניתן לזרוק פשוט צורות של אחריות קפדנית, שניזוקו בתהליך העבודה או מודפסות בצורה גרועה בבית הדפוס. יש לחצות אותם באלכסון בזהירות ולאחסנם בכספת מתכת.
הוראות
שלב 1
יש לאחסן טופסי דיווח קשים או פגומים למשך חמש שנים. לאחר תקופה זו, ארגן מלאי של הטפסים, אשר אמור לאשר את הימצאותם בפועל של מסמכים פגומים או שאינם בשימוש שכבר אינם נחוצים מסיבות אובייקטיביות. סיבות כאלה יכולות להיות למשל אינדיקציה על קבלות, פוליסות ביטוח, צורות חשבוניות למלונות וצורות אחרות של הכתובת החוקית הישנה של הארגון. במהלך תהליך המלאי, קבעו את המספר המדויק של הטפסים למחיקה, את מספרם, זהה את סיבת הנזק למסמך. הקוצים שנותרו מטופסי קרע שהוציא הארגון במהלך פעילותו נתונים גם לבדיקה.
שלב 2
חודש לאחר המלאי אסוף עמלה להשמדת טפסי דיווח קפדניים. על הוועדה לבדוק את כל הטפסים המשומשים והפגומים, את כמותם ועל סמך העבודה שנעשתה, לערוך פעולת מחיקה והרס.
שלב 3
צורת פעולת המחיקה של ה- SSO מפותחת ישירות במוסד. הקצה מספר למעשה, רשום את האחראי המהותי, ציין את שם הארגון. התחל את טקסט המעשה על ידי רשימת חברי הוועדה, תוך ציון שמותיהם ושמות המשפחה, תפקידם. לאחר מכן, ערוך טבלה, שבעמודה הראשונה שלה מצוין מספר הטופס, בשנייה - הסיבה להרס, ובשלישית - תאריך המחיקה. ציין במספרים ובמילים את מספר הטפסים שיש להשמיד, אסוף את חתימות כל חברי הוועדה, פענח חתימות אלה, קבע את התאריך בסוף המעשה.
שלב 4
על בסיס המעשה החתום, הרס את טפסי האחריות הקפדניים. פירוש הרס הוא הרס פיזי של מנשא הנייר עליו מודפס הטופס, ללא אפשרות החלמה. העבירו את המסמכים שנמחקו דרך המגרסה או צרבו אותם.
