תחומי פעילות מסוימים דורשים שיטוב של סחורות, מוצרים ומסמכים. ניתן להשתמש בקובץ הכרטיסים לא רק בייצור. לדוגמא, זה יהיה שימושי לאדם שאוסף בולים או מטבעות, או לחנות פרחים. באופן כללי, בכל מקום שאתה צריך למצוא במהירות את הנכון בין מגוון גדול של אובייקטים מסוימים.
הוראות
שלב 1
המידע הכלול בקובץ חייב להיות נגיש בקלות, ללא קשר לגודל אחסון הנתונים. לכן, פרקו את כל הכרך לבלוקים, למשל, לפי אלפביתיות או לפי תאריך. זה יעזור לך למצוא את המידע הדרוש לך (כרטיס) תוך זמן קצר.
שלב 2
כל הערכים בקובץ חייבים להיות מסודרים. לדוגמא, אם השמות נכתבים ביד, הם צריכים להיות מובנים, ללא כתמים, מכיוון שזה יקשה על מציאת המידע הדרוש לך.
שלב 3
יש לאחסן את הקובץ במקום ייעודי, למשל במעמד. הקופסאות חייבות להתאים לגודל הקלפים. הקפידו לערוך מלאי של התוכן, כך שלא תצטרכו לדפדף כל הזמן בנתונים מיותרים. עם התחדשות הנתונים, הזן את המידע במלאי.
שלב 4
יש לבצע מערכת שגיאות שלטי חיפוש הכלולים באלמנטים של אינדקס הכרטיסים (כרטיסים, קבצים וכו '). לדוגמא, אם זהו אינדקס כרטיסים לפרחים, יש להציג את שלטי החיפוש ("מפתחות") בכל האלמנטים באותו אופן. לשם כך יש ליצור "שלד" של אלמנט החיפוש.
שלב 5
נניח שאתה רוצה לערוך מדד כרטיסים של הפרחים שלך. לכולם מאפיינים שונים, אך הם מורכבים ממספר אלמנטים זהים: תפרחת, גבעול, עלה, שורש וכו '. לפיכך, כל האלמנטים הללו חייבים להיות כלולים ב"שלד ". לדוגמא, השם הוא "חמניות", צורת התפרחת היא "עגולה", הצבע הוא "צהוב" וכו '.
שלב 6
כל איסוף נתונים צריך להיות מלווה ב"רשימת קריטריונים לחיפוש ". בארכיון המורכב מכרטיסים רגילים, זה יכול להיות מסמך טקסט; לטופס ארכיון וירטואלי - רשימה נפתחת שממנה יבחר המשתמש את השלט לו הוא זקוק. אם אתה שומר על ארון תיוק אלקטרוני, הקפד ליצור דיסק נשלף מכיוון שהדיסק הקשיח יכול להישרף בכל עת.
