תיקיות ומסווגים שונים הפכו זה מכבר לחלק לא רק מהסביבה המשרדית אלא גם מהבית. אכן, זוהי דרך נוחה מאוד לאחסון וכן להפצה מסמטית של נושאים. אך כאשר יש יותר מדי תיקיות, קיימת בעיה של תפוצתן בסביבת העבודה.
נחוץ
- - תיקיות;
- - מגשי נייר;
- - מדבקות;
- - קופסאות;
- - עט.
הוראות
שלב 1
הבן את תוכן התיקיות. יש לארגן אותו על פי עיקרון כללי כלשהו כדי להקל על מציאת מסמך ספציפי. לדוגמא, התלמידים צריכים לייעד תיקייה לכל נושא. אדם עובד יכול לבצע את ההפצה לפי תחום פעילות, כמו גם להקצות שתיים או שלוש תיקיות עבור ניירות חשובים או דחופים במיוחד. לאחר שבחרתם מערכת סיווג, סדרו את כל הניירות בהתאם למערכת והדביקו מדבקות על התיקיות עם תיעוד של המאוחסן בהן.
שלב 2
בדוק כיצד לסדר את התיקיות שהתקבלו בצורה הטובה ביותר. אם הם גדולים ויציבים, אתה יכול פשוט לסדר אותם על המדף לפי נושאים. תיקיות דקות וגמישות נשמרות בצורה הטובה ביותר בצורה אופקית. עם זאת, ערימות גדולות אינן נוחות לשימוש, לכן ערמו אותן כל פעם במגשי הנייר. כשאתה עושה זאת, צפה גם בסיווג התימטי כדי להקל על חיפוש המידע.
שלב 3
אם אתה זקוק לתיקיות דקות כדי לשבת על המדף, השתמש במחיצה. זה יכול להיות בצורה של מחיצה המפרידה בין חלק אחד מהמדף לאחר, או בצורה של מגש פתוח אנכי לניירות. לפיכך, כשאתה מסיר תיקיה אחת מהמדף, השאר לא יתחיל ליפול ולא יהיה בלגן.
שלב 4
למספר גדול מאוד של תיקיות, כגון ארגון אחסון בארכיון החברה, השתמש במערכת אחסון במדפים. לפיכך, ניירות מאוחסנים במאגרי המדינה. במקביל, תיקיות מאוחסנות בתיבות מיוחדות המותקנות על מתלים. המוזרות של תיבות אלה היא שהן לא נפתחות מלמעלה, אלא מהצד, מה שמאפשר לך להשיג את התיקיה שאתה צריך. מבלי להסיר את כל המיכל הכבד מהמתלה. על אותו כריכה צדדית, הגיוני להדביק מדבקה עם מידע על המסמכים שנמצאים במדור האחסון.
