מכתב דחייה הוא חלק מאוד ספציפי בהתכתבויות עסקיות. עליה להכיל תגובה שלילית לבקשת הלקוח או להצעת השותף. יחד עם זאת, חשוב לשמור על קשרים טובים עם מקבל המכתב. על מנת להביע באופן חד משמעי את עמדתך, אך לא לפגוע במוען ולהשאיר רושם חיובי מעצמך, פעל לפי הכללים הבסיסיים לכתיבת סירוב.
נחוץ
- - נייר המכתבים הרשמי של הארגון;
- - מחשב;
- - מדפסת.
הוראות
שלב 1
נסח את מכתבך. אל תזניחו שלב זה של הכנת המסמך. זה יאפשר לך לעשות סדר במחשבות ולבחור את הביטויים הנכונים ביותר.
שלב 2
התחל את הטקסט בכתובת המסורתית למקבל: "איבן איבנוביץ 'היקר!" או "מר איבנוב היקר!" אל תשתמש בניסוחים אחרים מכיוון שהסירוב בכתב הוא רשמי.
שלב 3
בפינה השמאלית העליונה ציין את כתובת האות: שם החברה, תפקיד, שם משפחה, ראשי תיבות של עובד או שם משפחה וראשי תיבות של אדם פרטי. מידע על החברה שלך יוצג על נייר המכתבים הרשמי בפינה השמאלית העליונה.
שלב 4
כתוב את גוף המסמך העיקרי. ראשית, חזור על הבקשה או ההצעה שהתקבלה. כמובן, אינך צריך לכתוב מחדש את הטקסט של המסמך הנכנס. די לתמצת את מהותה בכמה מילים תוך שימוש בסיבובי דיבור עסקיים מסורתיים: "בהתאם לבקשתך להעתק ההזמנה …" או "בתגובה לבקשתך להאריך את תקופת ההלוואות הזכייניות אנו מודיעים … ".
שלב 5
לאחר מכן, רשום את הסיבות לסירוב. ההסבר לתשובה שלילית צריך להיות קצר, הגיוני, יציב במהותו, אך לא קשוח בצורה. אל תעוות את המצב, אל תציג עובדות שאינן קיימות וטיעונים בלתי סבירים. במידת האפשר, גבה את דבריך בהפניות לחוקים ותקנות. אבל לא ללכת לקיצוניות. העמסת המכתב בהסברים ארוכים ובהתנצלויות מילוליות, אתה מסתכן בהכעיס נוסף של הנמען.
שלב 6
התחל את החלק האחרון של המכתב בנוסח הסטנדרטי המאפשר לך להישאר מנומס, אך נחרץ בהחלטתך: "בהתחשב בעובדות הנ"ל, אנו, למרבה הצער, נאלץ לסרב לשתף פעולה עם החברה שלך" או "אנו מצטערים ליידע אותך שאי אפשר להאריך את מסגרת האשראי עוד יותר. "…
שלב 7
נסה למתן את הדחייה. לשם כך, יידע את הנמען על אפשרויות אחרות לשיתוף פעולה, על שירותים חדשים של החברה שלך בה הוא יכול להשתמש בתנאים מועדפים, על האפשרות לשקול מחדש את בקשתו לאחר זמן מסוים וכו '. כל המידע חייב להיות נכון ומעודכן לחלוטין.
שלב 8
קרא מחדש את מכתב הטיוטה. תקן שגיאות, בצע תוספות ותיקונים נחוצים. הדפיסו את הסירוב על נייר המכתבים הרשמי של הארגון, חתמו עליו עם המנהל ושלחו אותו לנמען.
