מסמכים שפג תוקפם המאוחסנים בארכיון נתונים להשמדה, המתבצעת בכמה שלבים. ראשית, המסמכים נבחרים, נוצרת ועדה, נערך מעשה והרס ישיר מתרחש על המגרסות.
נחוץ
- - מעשה הרס;
- - מעשה הרס;
- - מגרסה (מכונת גריסת נייר).
הוראות
שלב 1
כל מסמכי הארכיון כפופים לתיקון שנתי על מנת לבחור להשמדה. זה מאפשר לפנות מקום במועד למסמכים חדשים שהתקבלו מארגונים לאחסון ארכיוני.
שלב 2
בחר מסמכים להשמדה. חלק הארי של מסמכי הארכיון נשמר כבר 75 שנה. בחירת המסמכים מתבצעת על ידי צוות הארכיון.
שלב 3
לאחר שבחרת מסמכים, ערוך מעשה הרס. מעשה הוא מלאי מלא של מסמכים שיש להשמיד. יש לציין את המספר הסידורי של כל מסמך, תיאור. לפני כל מסמך, ציין את מספר המאמר או המסמך הרגולטורי שעל בסיסו מתבצעת המחיקה. הונחו על ידי רשימת המסמכים האופייניים.
שלב 4
זכור כי הרשימה עשויה לא להכיל את שם כל המסמכים שיימחקו, ולכן על הארכיונאי להחליט באופן עצמאי לאיזה מאמר או הוראה סטנדרטית שייכות מסמך מסוים.
שלב 5
יש לנסח את פעולת ההרס בהתאם לנספח מס '4 "על הכללים הבסיסיים להפעלת ארכיונים" לשנת 2002. על המסמך שהושלם להיות חתום על ידי כל חברי הוועדה שנוצרה ונציג מורשה של הנהלת הארכיון.
שלב 6
צרף מעשה אחר למעשה שבוצע, בו מצוין המספר הכולל של המסמכים שיש להשמיד, כמו גם משקלם הכולל. אל תשכח שהמעשה הראשון ללא השני נחשב כפסול. ואם תימצא הפרה כזו במהלך הבדיקה, ניתן להטיל קנס מנהלי על הנציג האחראי של הארכיון שלך.
שלב 7
אתה יכול להפקיד את ההרס הישיר לארגון מתמחה המספק שירותים המוניים מסוג זה ויש בו מגרסות תעשייתיות, או שאתה יכול לבצע את ההרס בעצמך אם לארגון שלך יש מגרסה משלו.
