למרות ההתפשטות הגוברת של ניהול מסמכים אלקטרוניים, תקשורת בין ארגונים באמצעות דואר אלקטרוני, התכתבות עסקית לא איבדה את הרלוונטיות שלה. יותר מ -80% מהמכתבים העסקיים מודפסים על נייר ונשלחים בדואר או באמצעות משלחת פנים-ארגונית. כיצד לכתוב מכתב נכון כדי שישיג את מטרתו, ולא יישלח על ידי הנמען לפח האשפה?
הוראות
שלב 1
כאשר אתה מתחיל לכתוב מכתב עסקי, קח נייר מכתבים עסקי. ככלל, הפורמט שלו מוגדר בהוראות לעבודה במשרד, המודפסות על נייר A4. אם ההדפסה תתבצע על גבי נייר מכתבים מוכן, דאגו לכניסה מספקת מעל (כדי להתאים את פרטי החברה). השאירו את השוליים בצד שמאל - 30 מ"מ, בצד ימין ותחתון - 20 מ"מ (קטן יותר, אך לא פחות מ 15 מ"מ).
שלב 2
בבחירת טופס, החלט על מיקום הפרטים (זוויתי או אורכי). אם מכתבך קשור לייצור ופעילות פיננסית, נושא מידע, הצעה לשיתוף פעולה, מופנה לאדם פרטי - עדיף להשתמש בסידור הזוויתי של הפרטים (בפינה השמאלית העליונה של הסדין).
פרטי הנמען מודפסים בחלק השמאלי העליון של המכתב. עבור ישות משפטית זהו שם הארגון (במקרה הנומינטיבי), עמדתו של האדם אליו מיועדת המכתב (במקרה הדאטיבי). לדוגמה, JSC "PavlovskGranit", ראש מחלקת המכירות איוונוב I. I.
אם המכתב נשלח לראש, ניתן להשמיט את שם המיזם, כי הוא נכלל בתואר התפקיד (למשל, "מנהל JSC פבלובסק גרניט" סידורוב EE).
שלב 3
מכתב ברכה, מכתב הזמנה ייראה טוב יותר על נייר מכתבים עם סידור אורכי של פרטים. בכותרת של מכתב כזה, המספר המינימלי של הפרטים הוא מעיל הנשק או הסמל, שם המיזם, השם המקוצר (רק אם הוא מעוגן בתבנית או במסמך שלטוני אחר), תאריך ומספר. הכתובת, מספרי הטלפון, כתובת הדואר האלקטרוני של הארגון נמצאים בכותרת התחתונה. רצוי להניח את תוכן מכתב כזה על דף אחד.
שלב 4
עכשיו התחל לכתוב את המכתב עצמו. אין צורך להדפיס את שם המסמך (Letter). בחר גופן לבחירתך, אם הוא אינו מצוין בהוראות העבודה במשרד. הגופן הנפוץ ביותר הוא Times New Roman בגודל 12-14.
שלב 5
אם זה מיועד לאדם ספציפי, פנה אליו ישירות ("ניקולאי איבנוביץ 'היקר!") ורק אל "אתה". אם לא, עבור ישר לטקסט. אם האות קצרה, שנה את רווח השורות ל -1, 5.
התוכן צריך להיות ברור ולהביע בבירור את מבוקשך מהמוען.
שלב 6
בסוף ציין את עמדת הראש שחתם על המכתב, השם המלא (שים ראשי תיבות לפני שם המשפחה, למשל V. I. Petrov). להלן הקואורדינטות שלך כמבצע - שם משפחה, שם פרטי, פטרונימי, מספר טלפון.
