מלאי המסמכים הוא ספר עיון החושף את הרכב ותוכנם של המסמכים, שיטתי ולוקח אותם בחשבון בכל מערך המסמכים. אוסף מלאים הוא שלב חשוב בעיבוד והזמנת מסמכים, שמטרתם היא לא רק בטיחות המסמכים, אלא גם ביצועם הברור.
הוראות
שלב 1
בצע את רישום רשימת המסמכים על נייר המכתבים של הארגון (אם קיים). זה לא נדרש, אלא דרישה רצויה למסמכים כאלה. בכל מקרה יש לציין את שם הארגון.
שלב 2
רשום את הכותרת, שאמורה להכיל מידע הקובע את הבעלות על המסמכים הכלולים במלאי. לדוגמא, "מלאי מסמכים בתיק הפלילי", "מלאי מסמכים הזמינים בתיק האישור", "מלאי מסמכים לוויזה לדנמרק" וכו '. אם הארגון מרכיב מלאים על בסיס קבוע, רשמו את המספר הסידורי של המלאי.
שלב 3
צור טבלה המורכבת מהסעיפים הבאים: "מספר p / p", "שם המסמך", "מספר הגיליונות במסמך". אנא מלא את כל השדות המפורטים. הוסף עמודות בדיקה לטבלה לפי הצורך. לדוגמא, עמודים _ עד _, מספרי עמודים, ערך, הערה וכן הלאה.
שלב 4
מתחת לטבלה, כתוב כמה גיליונות, מסמכים או עותקים אתה כולל במלאי. כתוב במספרים ובמילים: 3 (שלוש), 25 (עשרים וחמש).
שלב 5
השלם את אוסף המלאי בחתימות ראשי הארגון, בדרך זו או אחרת האחראית על ביצוע מלאי זה (פקח מחלקת כוח אדם, ראש ייצור וכו '). רשמו את השם המלא של תפקיד המנהל ותמליל של שם המשפחה, שמו הפרטי והפטרונימי. במידת הצורך, כלול את שמך המלא במסמך. וחתימת האדם שמסר וקיבל את המסמכים.
שלב 6
ציין גם את תאריך המסמך. זה יכול להיות ממוקם גם בסוף וגם בתחילת המלאי, גם משמאל וגם מצד ימין של המסמך. חותם הארגון אינו מונח על המלאי.
שלב 7
רשימת המסמכים ערוכה בשני עותקים: האחד נשאר בארגון, והשני מוצג במקום הבקשה.
