הפעילות של כל ארגון או ארגון כלשהו, ללא קשר לצורת הבעלות, אינה אפשרית ללא ניהול מסמכים, שהוא למעשה אישור לפעילות זו. איחוד תפוצת המסמכים בוצע בשנות ה -79 של המאה הקודמת, אך הסטנדרטים שנוצרו אז, עם שינויים ותוספות קלים, תקפים עד היום.
הוראות
שלב 1
מערכת ניהול המסמכים המאוחדת הנדרשת לתמיכה בפעילות הארגון כוללת שלושה סוגים של מסמכים:
- ארגוני;
- מנהלי;
- מידע והתייחסות.
סוג המסמכים האחרון הוא עזר ביחס לשניים הראשונים, ובניגוד להם הוא אינו חובה לביצוע. הם מכילים כל מידע מיוחד על השירות הדרוש הן לקבלת החלטות ניהוליות והן לצורך הבנתם ויישומם הנכון.
שלב 2
מסמכי הפניה כוללים: עלוני עסקים; מברקים והודעות טלפון; הערות שירות, דוח והסבר; סיכומים, ביקורות ודוחות מידע, מעשים. ניתן לקחת בחשבון את תוכן המסמכים הללו או לגרום לפעולה על סמך מידע זה. זהו חלק חשוב בתהליך העבודה, שבלעדיו אי אפשר לארגן כל תהליך ייצור.
שלב 3
אם אנו מדברים על סוגים מסוימים של מידע ומסמכי עזר, עיקרם, ככלל, הם מכתבי מידע, בהם המחברים מביאים לידיעת המשיב כמה עובדות, מידע על סחורות, אירועים או פעילויות מתקרבות. הם יכולים להיות פרואקטיביים ואלו שנכתבים בצורה של דוח על יישום משימות שהוקצו מארגוני הורים ברמת הניהול הגבוהה ביותר. מכתבי מכירה המונעים על עצמם מתייחסים גם למידע ולמסמכי עזר.
שלב 4
סיכום, סקירה כללית או הערת מידע - מסמכים המכילים תיאור של מאותו סוג של עובדות, דברים או אירועים שבהם עשוי להיות סיכום קצר, אך דרישה זו אינה חובה. ניתן להכין אישורים רגילים לבקשתם של בעלי עניין או אנשים פרטיים ולשמש כמסמך המאשר עובדה כלשהי. מדובר למשל בתעודות שכר, הרכב משפחתי, מקום עבודה או לימוד וכו '.
שלב 5
הערות שירות משמשות בדרך כלל כחילופי מידע בין מחלקות שאינן תלויות הייצור באופן ישיר. דוחות נכתבים למפקח המיידי על מנת ליידע את העובדות שעליו לדעת בתפקיד. משתמשים בהצהרות הסבר במקרים של הפרת משמעת העבודה, הם נכתבים על ידי המפרים עצמם על מנת להסביר את מעשיהם. פעולות המאשרות עובדה מסוימת ערוכות באופן קולקטיבי ונחתמות על ידי לפחות 3 משתתפים בבדיקה או בפעולה.
