מזכירים מנוסים יודעים שהתכתבויות עסקיות מורכבות משני שליש מהפניות והתגובות להן. המטרה העיקרית של שאלה בכתב היא להשיג כל מידע מהמוען. מחבר המכתב מצפה לקבל את התשובה המלאה ביותר האפשרית, אשר תימסר לו תוך פרק הזמן הקבוע בחוק או המצוין בבקשה. אין כללים מחמירים לעיבוד שאלות בכתב. עם זאת, ישנן כמה דרישות כלליות להתכתבויות עסקיות שיש להקפיד עליהן בעת הכנתן.
נחוץ
- - טופס החברה;
- - נייר A4;
- - עט;
- - מחשב;
- - מדפסת.
הוראות
שלב 1
הדפיסו מכתב שאלה על נייר המכתבים של הארגון אם אתם פונים בשם צוות ומסיבה רשמית לארגון אחר או לאדם. אזרח ששולח בקשה לכל מוסד חייב לכתוב אותה בצורה קריאה או להדפיס אותה על דף A4.
שלב 2
ציין בפינה הימנית העליונה של המכתב מידע על הנמען: שם מלא של תפקידו, שם משפחה וראשי תיבות, כתובת הדואר של הארגון (במידת הצורך). המידע אודות החברה השולחת נמצא בצד שמאל של הטופס. בשורה מיוחדת על הפקיד להציב את מספר המסמך והתאריך היוצא. אם אתה פונה מטעמך, ציין את הנתונים שלך בהמשך: שם משפחה, שם פרטי, פטרונימי (ללא קיצור), כתובת בית, מספר טלפון ליצירת קשר. לדוגמא: "למנהל חברת" בוקר מוקדם ", VV פטרוב סמנוב וסילי וסיליביץ ', המתגורר בכתובת: נסק, רחוב פרביה, 15, דירה. 15, טלפון 00-00-00 ".
שלב 3
כתוב כותרת לדוא"ל שלך. זה אמור לשקף בקצרה את מהות הערעור הכתוב, למשל: "על גודל המגרש המינימלי של זרעי החיננית והמחיר הסיטונאי עבורם." על נייר המכתבים, הניחו אביזרים אלה משמאל. כאשר אתה מדבר בשם אדם, אתה יכול פשוט לציין את פורמט האות על ידי הקלדת באמצע השורה את הביטוי "מכתב שאלה", "בקשה בכתב" או "מכתב בקשה".
שלב 4
עבור להצהרת הבקשה עצמה. זה יהיה הגוף העיקרי של מכתבך. במשפטים 1-2 הראשונים, הסביר את הסיבה והמטרה שלשמה ברצונך לקבל מידע זה או אחר. לדוגמא: "בחודש מאי, חברי שותפות הגן" עצוב "מתכננים לבצע רכישה בכמות גדולה של זרעי חיננית. לאחר בחינת עלון הפרסום של החברה שלך, החלטנו להשתמש בשירותים המוצעים. בעניין זה, אנא שלח את המידע הבא לכתובת להלן."
שלב 5
ניסחו כל שאלה. נסו להיות מדויקים ותמציתיים. אל תעשה משפטים ארוכים מדי, כולל 2-3 שאלות בכל פעם. הקפד לשים סימן שאלה בסוף - זה ידגיש את הנושא המרכזי מבחינה ויזואלית. אם יש כמה שאלות, מלא אותן ברשימה ממוספרת. לדוגמא: “1. מה גודל המינימום של מגרש הזרע? 2. כמה עולה שקית זרעים אחת בסיטונאות וקמעונאות? 3. כמה זמן ייקח למסירת האצווה שנרכשה? 4. אילו מסמכים יש להגיש כדי לסכם הסכם אספקה בין החברה שלך לשותפות בגינון?"
שלב 6
סיימו את המכתב במכתב תודה. ניתן גם לציין בטקטיקה את מסגרת הזמן הרצויה לקבלת תגובה, למשל: “תודה מראש על תגובתך. אנו מקווים לקבל את המחירון תוך שבוע. בשורה האחרונה חתמו (מטעם הארגון, הראש חתום) והתאריך.
