פקס המסומן בדחיפות - תן אותו לבוס מהר יותר, יש לפרק את הדואר האלקטרוני שמילא את התיבה, ערמת מכתבים וזוג חבילות שהביא הדוור צריך להיות "מפוזר" בדחיפות על פני המחלקות, והעובד כתב בקשה לחופשה. כאן יש לך גם פרסומות וגם מסמכים חשבונאיים חשובים. העבודה של מזכירה קשה! כדאי לאבד "פיסת נייר" אחת, שכן מתברר שגורל הארגון והקריירה שלך תלוי בכך. כדי שתוכל תמיד למצוא מסמך זה או אחר, עליך להיות מסוגל לרשום נכון את ההתכתבות.
נחוץ
- פנקס תכתובות נכנסות,
- יומן דואר יוצא,
- מחברות בנפח 96 גיליונות,
- טפסי ארגון,
- תיקיות.
הוראות
שלב 1
עליכם לרשום את כל ההתכתבויות הנכנסות והיוצאות, בנוסף, ביום הקבלה או השיגור. התכתבות מכל הסוגים כפופה לרישום: דואר דואר, דואר אלקטרוני, פקסים, נמסר באופן אישי לידי ההודעה. יש להדפיס ולהדביק מיילים חשובים (נכנסים ויוצאים) באותו אופן כמו סוגים אחרים של התכתבות. בנוסף, יש צורך לרשום התכתבויות פנימיות: תזכירים, תזכירי שירות, הערות הסבר, הצהרות, תלונות.
שלב 2
על מנת לרשום התכתבות, שמור יומני רישום מיוחדים. בהתאם לנפח ההתכתבויות מסוג מסוים, תוכלו ליצור כתבי עת כלליים של התכתבות נכנסת ויוצאת, או בנוסף לפרק אותם לפי סוג. לדוגמה, ערוך יומן להקלטת הודעות דוא ל נכנסות ויוצאות. ללא קשר לנפח ההתכתבות, נוח ליצור יומן נפרד לרישום פקסים נכנסים ויוצאים.
שלב 3
אם אין לך יומן מיוחד לרישום התכתבות, המודפס בבית הדפוס, קח מחברת רגילה ופרש אותה. ביומן האותיות הנכנסות ציין את מספר ההודעה, תאריך הקבלה, וכן את סוג ההתכתבויות, אם יש לך יומן משותף לכל סוגי ההודעות, מהאלקטרוני לפקסימיליה. בטור נפרד, תאר בקצרה את תוכן המכתב. בטור הבא כתוב את רזולוציית הראש ואת שם האדם אליו הועבר המכתב לביצוע. בפועל, אם הנושא נשלט על ידי אדם ספציפי, אותיות רבות אינן מגיעות למנהל, אלא מועברות באופן מיידי למבצע, כך שלא כדאי לך להפוך את העמודה הזו לגדולה. רצוי להשאיר מקום לחתימה תחת שם המשפחה של המבצע או לידו, המציין שהוא קיבל את המסמך. אם הראש הורה למזכירה לשלוט ב"ביצוע "המסמך, אז בטור נפרד מוצגת הערה על בקרה בדיו אדומה (האות" K "או המילה" control "). לאחר השלמת ביצוע הצו הקשור למסמך זה, יש לשים חותם על הביצוע, כמו גם את העברת המכתב "לתיק" (ציין את מספר התיק ותאריך הקמתו).
שלב 4
רישום ההתכתבויות נדרש גם לכל ההודעות היוצאות. ביומן האותיות היוצאות יש פחות עמודות מאשר ביומן ההתכתבויות הנכנסות. כמו גם במרשם המכתבים הנכנסים, הכינו ברשם המכתבים היוצאים טור עם המספר הסידורי של המכתב, עמודה עם התאריך, רק למשלוח, עם סוג ההתכתבויות שנשלח (במידת הצורך), עם סיכום ההודעה, שם המשפחה של יוצר המסמך (המכתב), וכן העמודה עם מספר התיק, שם הוגש עותק של ההודעה.
שלב 5
באופן מיוחד, עליכם לרשום את ההתכתבויות שאתם שולחים בדואר. רישום מכתבים שנשלחו בדואר מתבצע על גבי נייר המכתבים של הארגון. עדיף לשלוח לא יותר מ-7-10 מכתבים בכל פעם.ביד או במחשב, בטופס, כתוב את תאריך השליחה, למטה, לכל מכתב שנשלח בדואר, ציין את המספר הסידורי של הרשומה, את שם הארגון, את מיקומו (תוכל לציין רק את העיר או אזור). השאר קצת מקום בצד ימין. כאן, לאחר קבלת המחאה בדואר, עליך להזין ממנו את מספרי הדיוור (בדרך כלל 6-8 ספרות). מתחת לשם הארגון לכל משלוח, כתוב את המספרים והתאריכים של המסמכים שיש לשלוח, או פרטים אחרים המאפשרים זיהוי. בסניף הדואר, רשימה זו מאושרת על ידי חותמת הדואר. באפשרותך לתייק אותו בתיקיה נפרדת או בתיקיה בה מאוחסנות הודעות יוצאות.
שלב 6
נדרש יומן נפרד כדי להקליט כל סוג של התכתבות פנימית. בכל יומן ציין את מספר המסמך, תאריךו, שם המשפחה של היוצר, סיכום, החלטת הראש, שם המשפחה של המוציא לפועל, סימן השליטה וכן את מספר התיק.
