הפעילות של כל ארגון כוללת עבודה עם מסמכים. חלקם מאבדים את הרלוונטיות שלהם לאורך זמן ואינם משמשים בעבודה. כדי להיפטר מניירות מיותרים, הם נהרסים בדרך כלל. השמדת המסמכים חייבת להתבצע בהתאם לחוקים הקבועים בעבודה המשרדית.
נחוץ
- - מעשה הרס;
- - אמצעים טכניים להשמדת מסמכים.
הוראות
שלב 1
בדוק את נוהל השמדת המסמכים. זה חל גם על מסמכי נייר וגם על אלה שנעשו בצורה אלקטרונית. בדרך כלל מסמכים שאיבדו את ערכם המעשי ותקופת האחסון שפג תוקפם נהרסים. זה חל בעיקר על מסמכי כוח אדם ומסמכים חשבונאיים.
שלב 2
ערכו בחינה של ערך המסמכים. התוצאה של זה צריכה להיות מעשה על הקצאה והכנה להשמדה של אותם ניירות שכבר אינם כפופים לאחסון. תקופת השמירה על מסמכים נקבעת על פי המינוח הנוכחי של קבצי הארגון שלך. במקרים מסוימים התנאים מוגדרים על פי חוקים פדרליים, גזירות ממשלתיות, רשימות מחלקות או מסמכים סטנדרטיים.
שלב 3
ערכו מעשה להשמדת מסמכים, והניחו את שם היחידה המבנית מול כל קבוצת כותרות. הזן מקרים דומים לפעולה תחת כותרת כללית אחת, המציינת את מספר המקרים הכולל. המעשה חייב להיות חתום על ידי עובד בארגון שהשתתף בבדיקת ערך המסמכים. לאחר מכן, המעשה מאושר על ידי הראש.
שלב 4
בחר מקרים להשמדה באמצעות תצוגת עמוד. זה יאפשר לך לא לפספס את המסמך הדרוש שבטעות נכנס לקובץ. אם חומרים כלשהם נמצאים במקום האחסון במשך זמן רב, ניתן לגלול עליהם באופן סלקטיבי כדי לקבוע את הרלוונטיות של המסמכים.
שלב 5
בחר בשיטת השמדת המסמכים הכלולים במעשה. ניתן לשרוף או להשתמש למטרה זו למגרסת נייר. לפעמים החומרים שיש להשמיד מועברים לסילוק לארגון מיוחד, תוך עריכת ההליך עם תעודת קבלה וחשבונית מקבילה. לרוב משתמשים בשיטה האחרונה כאשר נפח התיעוד משמעותי. כדי להבטיח סודיות, העברת התיקים והשמדתם מתבצעות בדרך כלל בפיקוח עובד בארגון.
